ارزیابی ۳۶۰ درجه یا بازخورد ۳۶۰ درجه یا بازخورد چند منبعی (Multi Source Feedback)، نوعی سیستم ارزیابی با متد جمع آوری اطلاعات است که بصورت گروهی انجام می گیرد و تمامی افراد مرتبط در سازمان اعم از رئیس، مرؤوس، همکاران و مشتریان مستقیم و غیرمستقیم فرد در این فرآیند شرکت می نمایند تا برداشتی واقعی از عملکرد شغلی و رفتارها و مهارتهای ارزیابی شونده ارایه نمایند.
پایگاه خدمات سازمانی سیستم یار، پا به پای سازمانهای پیشرو در حوزه ارزیابی عملکرد از سال ۱۳۷۸ مطالعات بومی سازی این متد ارزیابی عملکرد را آغاز نمود و پس از مطالعه مفصل ادبیات موضوع و اجرای آزمایشی (pilot) این رویکرد در یکی از شرکتهای بزرگ و معتبر کشور، اقدام به پیاده سازی نظام ارزیابی عملکرد با بازخورد ۳۶۰ درجه ای در سایر شرکتها و سازمانها نمود.
از اولین شرکتهایی که در ایران در اوایل دهه ۱۳۸۰ از این روش استفاده نمودند، می توان از گروه صنعتی ایران خودرو، شرکت مهندسی و تأمین قطعات ساپکو، سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران (ایدرو) و شرکت صا ایران نام برد. پس از اجرای موفق این نظام ارزیابی در شرکتهای مذکور، شرکتها و سازمانهای دولتی و خصوصی نیز به تدریج نسبت به الگوبرداری و استفاده از این روش در ارزیابی کارکنان خود اقدام نمودند.
مدیریت خدمات سازمانی سیستم یار افتخار دارد که از ابتدای مطالعات منتهی به شناخت و روش شناسی ارزیابی ۳۶۰ درجه از سال ۱۳۷۹ تاکنون در بومی سازی و اجرای این رویکرد در شرکتها و سازمانهای متعدد مشارکت مستقیم داشته است. برخی از شرکتها و سازمانهایی که سیستم یار در آنها عملیات ارزیابی ۳۶۰ درجه را اجرا نموده است عبارتند از:
۱) شرکت ایران خودرو ـ ۸۳-۱۳۷۹ (ارزیابی ۳۶۰ درجه بیش از ۷۰۰ نفر از مدیران در سطوح مختلف معاونین، مدیران میانی، رؤسای ادارات و همچنین مدیران ارشد شرکتهای تابعه گروه صنعتی ایرانخودرو)
۲) شرکت طراحی، مهندسی و تأمین قطعات ساپکو ـ ۸۳-۱۳۷۹
۳) سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران ـ ۸۷-۱۳۸۳
۴) مرکز گسترش فناوری اطلاعات ـ ۱۳۸۷
۵) شرکت پرس ایران ـ ۱۳۸۷
۶) شرکت نفت پاسارگاد ـ ۱۳۸۷
۷) شرکت آلومینای جاجرم ـ ۱۳۸۹
هم اکنون پایگاه خدمات سازمانی سیستم یار با همکاری گروهی از اساتید دانشگاه و کارشناسان با تجربه در حوزه ارزیابی عملکرد، آمادگی پیاده سازی این سیستم ارزیابی را در شرکتها و سازمانها دارد؛ با ما تماس بگیرید.
کانون ارزیابی (Assessment Center) یا مرکز ارزیابی و کانون توسعه یا مرکز توسعه (Development Center) عنوان مجموعه فرایندهایی است که به صورت یکپارچه در سازمانهای معتبر برای ارزیابی عملکرد کارکنان
از زمان پدید آمدن علم مدیریت، موضوع ارزیابی عملکرد (Performance Appraisal) همواره مورد نظر کارآفرینان و صاحبان حِرَف قرار گرفته و کلیه مدیران و صاحبنظران علم مدیریت تلاش نموده اند
ارزیابی ۳۶۰ درجه به همراه بازخورد ایجاد شده در مراکز ارزیابی باعث ایجاد یک نوع تغییر مثبت در عملکرد کارکنان می شود که این امر به نوبه خود توانایی شرکت
ارزیابی ۳۶۰ درجه به همراه بازخورد ایجاد شده در مراکز ارزیابی باعث ایجاد یک نوع تغییر مثبت در عملکرد کارکنان می شود که این امر به نوبه خود توانایی شرکت
این مطالعه می کوشد تا تفاوتهای میان ارزیابی ۳۶۰ درجه که در مورد یک گروه با عملکرد بالا و یک گروه از افراد با عملکرد ضعیف انجام شده را مشخص
تلاشهای آموزش و توسعه مدیریت در دهه اخیر افزایش چشمگیری داشته است. طبق نظر فولمر و یوریچ[۱] تا سال ۱۹۸۵ هزینه مصروفه آموزش سالیانه در شرکت ها حدود ۴۰ الی
مدل شایستگی منابع انسانی ـ مرکز توسعه و منابع پرسنلی فعالیتها نشانه های رفتاری شایستگی ها نقش ها · تعامل با مشتریان به نحوی که دغدغه های آنان را بروز داده
عبارتهای ذیل به شما کمک می کنند که گرایش سبک رهبری خود را ارزیابی نمایید. هنگامی که هر یک از عبارات را مطالعه می نمایید، سعی کنید خود را در
دستورالعمل: این پرسشنامه حاوی عبارتهایی درباره عقاید مختلف در خصوص سبک رهبری است. در کنار هر عبارت، دور شماره ای را که قویاً احساس شما را در خصوص آن عبارت
پرسشنامه سبک رهبری موسسه آموزشی بین المللی ساثرن کراس آیا شما در کار هدایت و بازخورد به دیگران ارایه می کنید؟ آیا به دیگران در تصمیم گیری و حل مشکلات
این راهنمایی ها توسط کمیته راهبری جامعه روانشناسی بریتانیا در استانداردهای آزمون و اداره روانشناسی شغلی تهیه گردیده است. افراد ذیل در تدوین محتوای این راهنمایی ها مشارکت داشته اند:
برخی از کارمندان مسن تر، علی رغم از دست دادن تواناییهای جسمی و روانی، در ایجاد سطح عملکرد بالا موفق تر هستند. در این زمینه بررسی تئوری هشت کارمند مسن
خلاصه محققین برای شناسایی ابزارهای مورد استفاده در شیوه های مدیریت منابع انسانی و استفاده مؤثر از سرمایه انسانی تلاشهای بسیاری نموده اند. در عین حال بخوبی مشخص شده است
چک لیست آمادگی رفتاری برای مصاحبه نظام مند مدیران / سرپرستان اقدامات لازم قبل از مصاحبه فرآیند گزینش و مصاحبه را با همکاران خود به بحث بگذارید. درباره زمان و
این مقاله به ارتباط بین آموزش و موثر بودن سازمان می پردازد. بحث این است که فشارها (تاکیدات) بر روی آموزش در حال افزایش است ولیکن بیشتر آموزش هایی که
مسائلی همچون پدیدارشدن ساختارهای مسطح، ساختارهای گزارش دهی غیر متمرکز، تغییر در شکل و ماهیت سیستمهای مدیریت عملکرد و افزایش مشغله کارکنان، نیاز به مدیرانی را بوجود آورده است که
الف) وظایف درجه اهمیت طبقه بندی وظیفه ۸۴ کلیدی خدمت به عنوان رابطی بین مدیریت و کارکنان از طریق پاسخگویی به سوالات و تفسیر و اداره قراردادها و حل مسایل
در بازار رقابتی امروز، شرکتها باید به جذب و نگهداری بهترین افراد بپردازند و سازمانها باید به کارکنانشان کمک کنند تا بتوانند نیازهای متغیر سازمان را برآورده سازند. بمنظور حداکثر
افزایش کار گروهی و همکاری در میان واحدها و بخشهای مختلف
ایجاد روحیه مشتری گرایی در میان کارکنان صفی و خدماتی
ترویج رفتارهای متناسب با اصول و ارزشهای جدید سازمانی
گسترش مهارتهای مشاوره‌ای و پژوهشی در میان پرسنل سنتی مدیریت منابع انسانی
هم‌سو نمودن رفتار مدیران میانی با استراتژی شرکت که در نتیجه ساختار فکری مشترکی را در شرکت ایجاد میکند.
شناسایی نیازهای توسعه‌ای رهبران آینده
ایجاد جوّی مثبت که مشوّق کار گروهی خواهد بود.
کاربردهای خاص بازخورد ۳۶۰ درجه را می‌توان در پنج حوزه کلی بیان نمود که این پنج حوزه عبارتند از:
توسعه فردی
ارزیابی عملکرد
تعیین پرداختها بر اساس عملکرد
جذب و استخدام
بهبود سازمانی
مزایا
از طریق دادن مالکیت نتایج بدست آمده به کاندیدا، فرد ارزیابی شونده ترغیب می شود تا مسؤولیت توسعه فردی خویش را به عهده گیرد.
کاندیداها ترس کمتری نسبت به بازخورد خواهند داشت و در نتیجه احتمال توجه آنها به نتایج بازخورد بیشتر خواهد شد.
به کاندیداها کمک می شود که یک برنامه توسعه‌ای واضح با تاکید بر اهداف حال و آینده، ایجاد نمایند.
معایب
در صورت محرمانه بودن، سازمان به اطلاعات افراد دسترسی نخواهد یافت.
به دلیل آنکه نتایج بدست آمده از بازخورد ۳۶۰ درجه در اختیار سایر سیستمهای منابع انسانی قرار نمیگیرد، ممکن است در مورد آن پیگیری کافی انجام نشود و شخص ارزیابیشونده نیز نتایج بدست آمده را نادیده بگیرد.
دستاوردهای اصلی
استقرار نظامهای شایسته سالاری به منظور حفظ، نگهداری و ارتقاء توانائیهای مدیران موجود
تدوین مبانی جهت ارتقاء و جابجائی مدیران براساس نتایج نهائی ارزیابی توانائیها
بهبود عملکرد و ارتقاء بهره وری مدیران در سطح سازمان
بهبود و توسعه منابع انسانی با توجه به محور قراردادن آن در تدوین سیاستها و برنامه های کلان شرکت
فراهم آوردن زمینه رشد و تفکر در همسویی عملکرد مدیران با راهبردهای توسعه کمی و کیفی در شرکت
تعیین نقاط قوت و ضعف عملکرد افراد
برنامه ریزی جهت جانشین پروری
انتخاب مدیران نمونه
دستاوردهای فرعی
بازخورد: نظام ارزیابی توانائیها بازخورد لازم را در اختیار مدیران ارشد برای تصمیم گیری درمورد انتصابات، ترفیعات و… قرار میدهد.
بهسازی: تقویت عملکرد موفقیت آمیز و مستمر را میسر ساخته و به افراد کمک میکند تا ضعفهای خود را شناسائی و اصلاح کنند تا در نهایت به بهره وری بیشتر منجر شود.
ترفیــع: ترفیعات بر پایه اصول ارزشی و به صورتی منطقی و صحیح صورت می پذیرد.
آموزش: کاستیهای آموزشی مشخص شده و برنامه ریزی مؤثر آموزشی امکان پذیر میشود.
انتقال: توانائیها و استعدادهای افراد مشخص شده و زمینه جابجائی یا انتقال افراد به فرصتهای شغلی برتر یا احراز سمتهای متناسب با توان آنها فراهم میشود.
پاداش: چگونگی پرداخت پاداشها و مقادیر آن در تناسب با اثربخشی عملکرد فرد در دستیابی به اهداف سازمان تعیین میگردد.
شناسائی نیروهای کارآفرین و بالقوه: زمینه برنامه ریزی مسیر رشد شغلی افراد فراهم و کسانی که نامزد ترفیعات آتی باشند شناسائی میشوند.
برنامه ریزی نیروی انسانی: استعدادهای مدیریت، ممیزی شده تا ذخیره موجود منابع انسانی در برنامه های جایگزین ارزیابی شود.
پرورش: ارزیابی توانائیها امکان شناسائی افراد توانمند و آماده سازی آنها برای پذیرش مسئولیتهای بیشتر را مهیا و چارچوبی را برای پرورش آتی آنان فراهم می آورد.
برقراری نظام شایسته سالاری: ارزیابی توانائیها به برقراری یک نظام شایسته سالاری منجر میشود.
برخی سازمانها از بازخورد ۳۶۰ درجه برای تصمیم‌گیری در مورد میزان حقوق پرداختی افراد براساس عملکردشان، استفاده می‌نمایند. این سازمانها از تعداد بیشتری از ارزیابی‌کنندگان استفاده می‌کنند که این امر موجب افزایش انصاف و عدالت در سازمان خواهد شد. بر این اساس مدیر قبل از تصمیم‌گیری در مورد افزایش حقوق فرد به مقایسه نتایج عملکرد وی با اهداف و شاخصهای تعیین‌شده می‌پردازد.
مزایا
فرایند تعیین میزان پرداختها براساس عملکرد، بی‌طرفانه و منصفانه‌تر خواهد بود.
تصمیم‌گیری بر اساس مدارک صریحی خواهد بود که موجب افزایش عدالت در پرداختها میشود.
معایب
نتایج بازخورد به عنوان حقیقتی مطلق تلقی میشود در صورتی که نتایج حاصله صرفاً برگرفته از ادراک شخصی افراد است و عاری از خطا نمی باشد.
در صورتی که ارزیابی‌شوندگان بدانند که پاسخهای آنان تأثیر مستقیمی در حقوقشان خواهد داشت با صداقت کمتری پاسخ خواهند داد.
ارزیابی شوندگان به وسیله بازخورد ۳۶۰ درجه ممکن است احساس کنند که بدینوسیله تهدید میشوند و به این دلیل در برابر هر بازخورد منفی مقاومت خواهند کرد.
تاکید کمتری بر تغییر و توسعه افراد خواهد شد.
۱) شایستگیهای مورد ارزیابی بطور دقیق انتخاب نشده است.
۲) تعداد شایستگیهای مورد ارزیابی بسیار زیاد بوده است.
۳) نشانه‌های رفتاری و تعریف شایستگیها بخوبی انجام نشده است.
۴) درجه‌بندی و مقیاس (طیف) پاسخگویی به سؤالات، گیج‌کننده و نامناسب بوده است.
۵) ارزیابی‌کنندگان، آموزش کافی جهت همکاری با مجریان طرح ندیده‌اند.
۶) زمان درنظر گرفته شده برای پاسخگویی(تکمیل فرم ارزیابی) بسیار کوتاه است.
۷) توضیحات غیرکمی(شرح ارزیابی کنندگان) به درستی تعبیر نشده و مورد استفاده قرار نگرفته است.
۸) افراد ارزیابی کننده، به درستی انتخاب نشده‌اند.
۹) فرهنگ توسعه و بستر آن در سازمان وجود نداشته است.
۱۰) ارزیابی‌کنندگان، هدف دقیق مدیریت را از انجام ارزیابی نمی‌دانند و به آن مظنون هستند.
۱۱) ارزیابی‌کنندگان مطمئن نیستند که نامشان فاش نمی شود.
۱۲) مدیریت از نتایج اطلاعات بدست آمده از این ارزیابی در جهتهایی بجز توسعه کارکنان استفاده میکند.(مثلاً ارتقاء، جایگزینی، پاداشها)
۱۳) کاندیداها نتایج بدست‌آمده را به دلایلی قبول ندارند. اولا‍‍‌‍‌‌‍ً بخاطر اینکه این نتایج متفاوت از نمره‌های است که آنها در نظر داشته‌اند . ثانیاً ارزیابی‌کنندگانی را که در مورد وی اظهار نظر کرده‌اند را قبول ندارند. ثالثاً شایستگیهای مورد ارزیابی در مورد شغل آنان مصداق نداشته و نامربوط بوده است.
۱۴) کاندیداها نمی‌توانند بین اهداف این ارزیابی و ارزشها و استراتژی سازمان ارتباطی برقرار نمایند.
۱۵) کاندیداها به دقیق بودن این نتایج اطمینان ندارند.
۱۶) بازخورد ارزیابی پس از مدت زمان خیلی طولانی به آنها داده شده است.
۱۷) کاندیداها دقیقاً نمی‌دانند که بر روی چه قسمتهایی از بازخورد جهت توسعه خود باید تمرکز نمایند.
۱۸) در بازخورد به کاندیداها فقط بر روی نقاط ضعف تاکید شده است.
۱۹) کاندیداها نمی‌دانند که با نتایج ارزیابی چه باید کرد. حق انتخاب مناسبی در مورد تعیین نوع و چگونگی توسعه خود ندارند.
۲۰) کاندیداها فاقد یک الگوی کامل جهت توسعه خود می‌باشند.
۲۱) بازخورد ارزیابی به مقام مافوق فرد فرستاده نشده است.
۲۲) مدیران مافوق کاندیدا، توسعه فرد را به عنوان یک مسؤولیت کاری برای خود در نظر نمی‌گیرند.
۲۳) پیگیری لازم به منظور انجام فعالیتهای توسعه‌ای برای کاندیدا توسط مدیر وی صورت نمیگیرد.
۲۴) اهداف توسعه‌ای(نقطه‌ای که فرد باید به آن برسد) بطور شفاف، تدوین نشده است.
الف) افزایش سطح اطمینان کاندیداها و ارزیابی‌کنندگان نسبت به طرح و نتایج مثبت آن
ب) تطبیق دقیق اهداف ارزیابی، با استراتژیهای سازمانی از نظر نحوه استفاده از نتایج ارزیابی و شایستگیهای مورد ارزیابی
ج) اخذ پشتیبانی مدیریت ارشد شرکت
د) استفاده هرچه بیشتر از نتایج ارزیابی به منظور توسعه کارکنان و عدم استفاده از آن در جهت گزینش
هـ) انتخاب تعداد مناسبی از شایستگیها که در حد حوصله تکمیل کنندگان فرمهای ارزیابی باشد.
و) مصادیق رفتاری و تعریف هر شایستگی به درستی و دقت انجام گیرد.
ز) عدم نظرپرسی از ارزیابی‌کنندگان برای کاندیداهای مختلف(بطور همزمان)
ح) بازخورد تهیه شده به سرعت به کاندیدا ارایه شود.
ط) مسؤولیت فرد کاندیدا و مدیر مافوق وی در قبال نیازهای توسعه‌ای کاندیدا، شفاف و معین باشد.
ی) گرایش بیشتری نسبت به توسعه افراد ایجاد شود.
ک) هدفهای توسعه‌ای(نقاطی که مورد انتظار سازمان جهت حصول به آن می‌باشد) بطور دقیق و شفاف تعیین شده باشد.
مزایا
تغییرات را در سطح سازمان ترغیب می‌نماید.
به ایجاد مجموعه‌ای جدید از ارزشها و شایستگیها در سازمان کمک میکند.
می‌تواند به ایجاد فرهنگ یا شیوه‌ای نوین در کار افراد بیانجامد.
معایب
بازخورد نمی‌تواند تغییر قابل توجهی در سازمان ایجاد نماید مگر آنکه توسط سایر محرکهای تغییر پشتیبانی شود.
اگر تعداد کاندیداها زیاد باشد ممکن است این روش هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل نماید.
مدیریت خدمات سازمانی سیستم یار با تکیه بر پشتوانه علمی خود در انجام مطالعات وسیع در ادبیات ارزیابی عملکرد و همچنین تجربه عملی در بومی سازی و پیاده سازی این رویکرد ارزیابی در شرکتهای بزرگ صنعتی و خدماتی و با استفاده از بازخوردهای به دست آمده در فرایند اجرایی دهها کانون ارزیابی در کشور، برای اولین بار «بسته اجرایی و پشتیبانی عملیات ارزیابی ۳۶۰ درجه» را تهیه نموده و در اختیار سازمانها قرار داده است.
بوسیله اطلاعات، ابزارها و راهنمایی های ارایه شده در این پکیج کارشناسان، مدیران و متولیان حوزه مدیریت منابع انسانی می توانند بدون نیاز به استخدام مشاورین خارجی و صرف هزینه های مختلف و سردرگمی در مشاوره با مؤسسات مختلف، این نظام ارزیابی را به شکل مطلوب در سازمان خود پیاده سازی و اجرا نمایند.
علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه، استفاده از این پکیج، در مقایسه با استخدام مشاورین خارجی، فواید و برکات دیگری نیز برای سازمان به همراه دارد. برخی از مزایای استفاده از بسته عملیات اجرایی ارزیابی ۳۶۰ درجه سیستم یار عبارتند از:
تکیه بر توان کارشناسی همکاران داخل شرکت
یادگیری بیشتر کارشناسان و دست اندرکاران اجرای طرح و افزایش اعتماد به نفس آنها در انجام سایر پروژه های سازمانی
حفظ اطلاعات محرمانه شخصی و سازمانی و عدم درز آن به خارج از سازمان
ایجاد شور و جوشش در کارکنان با برداشتن قدمی بزرگ در افزایش بهره وری مدیریت و سازمان
توصیه ما این است که قبل از اقدام به پیاده سازی بازخورد ۳۶۰ درجه کلیه مقالات، مدلها و رویکردهای مرتبط با حوزه ارزیابی عملکرد که در این پایگاه ارایه شده است را مطالعه نموده و سپس گام به گام با دستورالعمل های ارایه شده در این بسته همگام شوید. در صورت وجود هرگونه مشکل در جای جایِ مراحل اجرایی این طرح، کارشناسان سیستم یار در خدمت شما خواهند بود و تجربیات خود را به صورت حضوری یا از راه دور در اختیار تیم اجرایی قرار خواهند داد.
فراموش نکنید که مهمترین شرط در پیاده سازی موفق سیستم ارزیابی ۳۶۰ درجه، «اعتقاد، اعتماد و حمایت و پشتیبانی کامل مدیریت ارشد» در کلیه مراحل اجرای این برنامه مهم سازمانی است. منظور از مدیریت ارشد، شخص مدیر عامل یا هیأت مدیره شرکت و یا هیأت اًمنای سازمان است. ارزیابی ۳۶۰ درجه، یک برنامه مهم، جامع و فراگیر و یک تغییر بنیادی در رویکرد مدیران به موضوع ارزیابی عملکرد است. ارزیابی ۳۶۰ درجه یک طرح کوچکِ بخشی نیست که در گوشه ای از یکی از ادارات منابع انسانی شرکتها به طور ناقص اجرا گردد و همانطور که اجرای صحیح آن برای سازمان مفید و اثربخش است، عدم موفقیت در اجرای درست آن می تواند باعث دلخوری ها، بی انگیزشی ها و مشکلات فراوان گردد. بنابراین از متولیان منابع انسانی سازمانها تقاضا می شود قبل از اقدام به پیاده سازی این طرح، به نحو مقتضی تصویر کامل و شفافی از فواید و دستاوردهای این طرح را برای مدیریت ارشد ایجاد نمایند و موافقت کامل و پشتیبانی و همراهی مدیریت را جهت همکاری کلیه مدیران در اجرای طرح، از ابتدا دریافت نمایند.
پکیج ارزیابی ۳۶۰ درجه به گونه ای طراحی شده است که تا پایان مراحل پروژه و تولید «کارنامه نهایی ارزیابی ۳۶۰ درجه عملکرد» سیستم یار را در کنار خود خواهید یافت. بنابراین این پکیج با سایر بسته های آموزشی یا نرم افزارهایی که خریداری می کنید تفاوت دارد و علت آن، حساسیت بالای انجام صحیح فرایندهای این نظام ارزیابی است. در واقع سازمانها با خرید بسته اجرایی ارزیابی ۳۶۰ درجه، خدمات مشاوره حرفه ای را نیز تا پایان پروژه از راه دور و یا به صورت حضوری* دریافت می نمایند. البته همراهی کارشناسان سیستم یار در کنار مجریان طرح به صورت تلفنی در اکثر موارد نیاز به مشاوره حضوری را مرتفع می سازد؛ لیکن برای سازمانهایی که با محدودیت نیروی انسانی متخصص جهت اجرای مراحل کار مواجه هستند، اعزام همکاران مشاور به سازمانها انجام می گردد.
* دریافت خدمات به صورت حضوری در محل سازمان با پرداخت هزینه جداگانه امکانپذیر می باشد.
این تیم معمولاً از ۲ تا ۵ نفر از کارشناسان بخش مدیریت منابع انسانی شرکت انتخاب می شوند. اعضای این تیم باید علاوه بر قابلیت اعتماد و رازداری، دارای مهارتها و شایستگی های ذیل باشند:
۱) مهارتهای عمومی رایانه ای (ICDL) در حد متوسط (مهارت MS Excel در اولویت و اهمیت بالاتری قرار دارد.)
۲) دانش زبان انگلیسی در حد خوب؛ دانش زبان انگلیسی به منظور درک صحیح از واژگان (Wording) و اصطلاحات (Terminology) به کار رفته در فرایند ارزیابی و یا احیاناً مراجعه به منابع خارجی ضروری است.
۳) توانایی نگارش نامه های اداری با توجه به نوع، صنف و سایز سازمان
علیرغم اینکه متولیان منابع انسانی سازمانها و شرکتها عموماً دارای تحصیلات در رشته مدیریت بوده و با ادبیات کتابخانه ای و واژه شناسی موضوعات مربوط به این حوزه آشنا هستند، توصیه می شود که تیم اجرایی ارزیابی عملکرد، مطالب مرتبط با ادبیات این موضوع که به صورت رایگان بر روی پایگاه خدمات مدیریت سیستم یار قرار داده شده است را بار دیگر مرور نمایند.
همانطور که قبلاً تأکید گردید، انجام فرایندهای وسیع و گسترده که مستلزم دریافت اطلاعات عملکردی از کارکنان کلیدی سازمان است، از امور حساس، پیچیده و چالش برانگیز سازمانی می باشد.
لذا قبل از تصمیم گیری به اجرای این فرایند، مقتضی است که متولیان اجرایی طرح، مراتب اخذ مجوز و هماهنگی های لازم با مدیریت ارشد را انجام داده باشند.
پس از تعیین تیم اجرایی ارزیابی عملکرد، یک یا دو نفر از اعضای تیم جهت ارتباط با کارشناسان سیستم یار تعیین می گردند. بهتر است رابطین، از اعضای فعال، خودجوش و پیگیر تیم انتخاب شوند و ضمناً از مهارتهای ارتباطی قوی (کار کردن با نرم افزارهایی مانند اسکایپ، فیس تایم، ایمیل MS Outlook و TeamViewer و...) برخوردار باشند.
پس از انجام کلیه اقدامات فوق، نسبت به خرید بسته اجرایی و پشتیبانی عملیات ارزیابی ۳۶۰ درجه اقدام نمایید. این بسته شامل کلیه فایلها، توضیحات، مدل ها، فرمتها، تمپلت ها، اسلایدها و هر آنچه که یک سازمان برای اجرای موفق و مؤثر نظام ارزیابی ۳۶۰ درجه نیاز دارد می باشد.
ضمناً پشتیبانی اینترنتی و تلفنی خدمات مدیریت سیستم یار تا پایان مراحل ارزیابی چراغ راه تیم اجرایی خواهد بود. در صورت نیاز به هرگونه توضیحات بیشتر، قبل از خرید بسته با سیستم یار تماس حاصل فرمایید.
تذکر: پشتیبانی بسته خریداری شده صرفاً برای یک فاز اجرایی ارزیابی ۳۶۰ درجه می‌باشد و چنانچه سازمانی مراحل ارزیابی سطوح مختلف کارکنان را در چند فاز برگزار نماید، برای فازهای بعدی بسته دیگری باید تهیه گردد. همچنین امکان عودت وجه پس از انجام خرید وجود ندارد.
پس از خرید بسته اجرایی و پشتیبانی عملیات ارزیابی ۳۶۰ درجه، جهت سفارشی سازی بسته اجرایی (فرمها، نامه ها، اسلایدها، صفحه های گسترده اکسل، مدلها و...) تکمیل فرم اطلاعات سازمانی ضروری است.
شایسته است مدیر منابع انسانی یا فردی که دارای سابقه معتنابهی در سازمان بوده و به بخشها و سوابق و مدارک سازمانی دسترسی دارد، این فرم را تکمیل نماید. کارشناسان سیستم یار، پس از دریافت فرم تکمیل شده اطلاعات سازمانی، نسبت به سفارشی سازی بسته و ارسال فایلها به صورت مرحله به مرحله اقدام می نمایند.
در صورتی که شرکت قبلاً مدل شایستگی های سازمانی خود را تدوین نموده باشد، یک نسخه از مدل شایستگی ها برای سیستم یار ارسال می گردد. در غیر این صورت فرم شماره ۱ جهت تدوین مدل شایستگی ها برای شرکت ارسال می گردد.
تدوین مدل شایستگی ها معمولاً بین یک تا دو هفته (بسته به میزان چابکی سازمان و همکاری مدیریت ارشد در تکمیل فرمهای مربوطه) زمان خواهد برد.
در این مرحله تیم اجرایی ارزیابی ۳۶۰ درجه تصمیم گیری می‌کنند که چه کسانی را در فاز اول این برنامه مورد ارزیابی قرار دهند. توصیه میشود که در سازمانهای متوسط و بزرگ، ابتدا گروهی از کاندیداها با تعداد کمتر (۱۰ تا ۲۰ نفر) انتخاب شوند تا فرایند ارزیابی را به صورت آزمایشی (Pilot) تجربه نمایند. سپس تیم ارزیابی با بازخوردهای به دست آمده از مراحل اجرایی، نسبت به ارزیابی تیم های بزرگتر یا سطوح دیگر سازمانی اقدام می‌نماید.
برگزاری جلسه توجیهی با حضور تمام کاندیداهای ارزیابی ۳۶۰ درجه از اهمیت بالایی برخوردار است. پس از انتخاب افراد ارزیابی شونده در نظام بازخورد ۳۶۰ درجه، شایسته است این افراد در یک جلسه که معمولاً با حضور و سخنرانی یکی از مدیران ارشد سازمان برگزار می شود حضور یافته و درباره اجرای این برنامه مهم در سازمان و منافع این طرح برای فرد و سازمان به طور کامل اطلاع کسب نمایند.
حضور کاندیداها در چنین جلسه ای، ضمن از بین بردن هراس‌ها (Panic) و نگرانی های ممکن، باعث می شود که کاندیداها و همکارانی که احتمالاً در ارزیابی یکدیگر شرکت خواهند کرد، سطح همکاری بهتری را با مجریان طرح داشته باشند. اسلایدهای لازم برای ارایه در چنین جلسه توجیهی، جزو محتویات پکیج مشاوره بوده و توسط سیستم یار ارایه خواهد شد.
در این مرحله کارشناسان اجرایی طرح ارزیابی ۳۶۰ درجه با تعاملاتی که با سیستم یار خواهند داشت، و با توجه به مدل شایستگی های سازمان که قبلاً وجود داشته و یا در مرحله قبلی تدوین شده است، و همچنین با در نظر گرفتن سطح سازمانی مورد ارزیابی و سایر ملاحظات، شایستگی های مورد ارزیابی را در قالب یک فرم شکیل تهیه نموده و آماده ارسال به ارزیابی کنندگان می نمایند.
این فرمها برای ارزیابی کنندگان از مناظر مختلف ارزیابی (خودارزیابی، مقام مافوق، نیروهای تحت سرپرستی، همکاران یا همردیفان، مشتریان داخلی، مشتریان خارجی و...) با سربرگ های مختلف پرینت گرفته و آماده ارسال می گردد.
کلیه فرمتهای لازم برای تهیه این فرمها و همچنین نامه ضمیمه و نحوه ارسال و سایر توصیه هایی که در این مرحله باید مورد توجه قرار گیرد، توسط سیستم یار ارایه خواهد شد.
پس از تولید و ارسال فرمهای ارزیابی ۳۶۰ درجه، ارزیابی کنندگان آنرا تکمیل نموده و ظرف مدت چند روز (بسته با بزرگی سازمان و یا پراکندگی جغرافیایی بخش ها و شعبات سازمان) آنها را عودت می دهند. کارشناسان بخش اجرایی ارزیابی عملکرد، پس از دریافت فرمهای تکمیل شده، نسبت به ورود اطلاعات فرمها به سیستم رایانه ای اقدام می نمایند.
فایلهای کامپیوتری لازم برای ورود اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن تا مرحله صدور «کارنامه سنجش و ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه» و همچنین آموزشهای لازم برای ورود اطلاعات، توسط سیستم یار ارایه خواهد شد.
پس از دریافت فرمهای ارزیابی و ورود اطلاعات آنها به کامپیوتر، نوبت به تولید کارنامه سنجش و ارزیابی ۳۶۰ درجه می رسد. تولید کارنامه ارزیابی عملکرد، در واقع محصول اصلی این نظام ارزیابی است و از ظرافت ها و حساسیت های خاصی برخوردار است.
اطلاعات به دست آمده از فرمهای ارزیابی، در این مرحله باید به طرز خاصی از مناظر مختلف ارزیابی فراخوانی شده و پس از اعمال ضرایب مختلف به صورت همگن درآمده و در قالب یک کارنامه مبتنی بر اطلاعات دقیق میدانی که دارای روایی و اعتبار (Validity) و پایایی یا قابلیت اعتماد (Reliability) لازم برای ارایه به مدیریت ارشد می باشد، تولید گردند.
کلیه فرمتها و قوالب لازم و همچنین نحوه تهیه ضرایب شایستگیها و مناظر به طور سفارشی برای هر سازمان، توسط سیستم‌یار ارایه و آموزشهای لازم به کارشناسان اجرایی ارایه خواهد شد.
تصمیم گیری مدیریت بر اساس گزارشهای مدیریتی متنوعی است که می توان از نتایج حاصله از ارزیابی ۳۶۰ درجه تولید کرد. «خدمات مدیریت سیستم یار» فرمت تولید این گزارش ها را در اختیار تیم اجرایی قرار خواهد داد تا با تولید آن، به مدیریت ارشد جهت برنامه ریزی رشد و توسعه کارکنان کمک کنند.
همچنین این گزارشها، در تولید گزارش بازخورد (Feedback Report) که بعداً به طور محرمانه در اختیار فرد ارزیابی شونده قرار می گیرد، کاربرد دارد.
کن بلانچارد می گوید: "بازخورد صبحانه قهرمانان است!" شاید مهمترین و مفیدترین بخش از نتایج نظام ارزیابی ۳۶۰ درجه، اطلاعاتی است که در قالب یک گزارش بازخورد، به صورت محرمانه و محترمانه برای فرد ارزیابی شونده ارسال می گردد. البته امیدواریم همانگونه که در ادبیات این رویکرد ارزیابی تأکید شده است، استفاده از این روش، بیشتر برای مقاصد توسعه ای افراد و سازمان باشد و برای ارزیابی و جبران خدمات و یا ارتقاء (Promotion) و تنزل درجه (Demotion) افراد مورد استفاده قرار نگیرد.
در عین حال با توجه به نتایج حاصل از این متد ارزیابی، فرصت خوبی برای کارکنان سازمان ایجاد می شود تا نقاط قوت و فرصتهای بهبود خود را شناسایی نموده و با کمک سازمان در جهت از بین بردن نقاط ضعف احتمالی کوشش نمایند. سیستم یار، قالب یک گزارش بازخورد استاندارد را به همراه راهنمایی های لازم در اختیار تیم ارزیابی کننده قرار خواهد داد تا اطلاعات به دست آمده را در یک فرمت مشخص برای تک تک کاندیداها تولید و به شکل محرمانه برای کاندیداها ارسال نمایند.
فواید ارزیابی ۳۶۰ درجه صرفاً به تولید یک سری کارنامه و بازخورد و نمودار ختم نمی شود؛ در واقع پس از اجرای طرح سنجش و ارزیابی ۳۶۰ درجه در سازمان، کار اصلی مدیریت استراتژیک منابع انسانی آغاز می شود.
با استفاده از نتایج به دست آمده و بازخوردهای فراوانی که در حین اجرای این طرح در سازمان به دست می آید، سازمانها می توانند پروژه های متعددی را مانند برنامه های جانشین پروری (Succession Planning)، برنامه های آموزشی (Training Programs)، چرخش شغلی (Job Rotation)، غنی سازی شغلی (Job Enrichment)، طرح مدیران آینده (Future Managers) و بسیاری پروژه های دیگر را تعریف نموده و به تدریج در سازمان پیاده سازی نمایند. در حین اجرای فرایند خودارزیابی، یک نیازسنجی آموزشی نیز اتفاق می افتد که در برنامه توسعه فردی کارکنان بسیار مفید می باشد.
اجرای موفق ارزیابی ۳۶۰ درجه، بر میزان بلوغ سازمانی (Organizational Maturity) می افزاید و سازمان را برای ورود به برنامه های بزرگتر مانند کانونهای ارزیابی و توسعه (Assessment and Development Centers) آماده می سازد.
