کانون ارزیابی (Assessment Center) یا مرکز ارزیابی و کانون توسعه یا مرکز توسعه (Development Center) عنوان مجموعه فرایندهایی است که به صورت یکپارچه در سازمانهای معتبر برای ارزیابی عملکرد کارکنان (به خصوص مدیران ارشد اجرایی و مدیران میانی) و آموزش و توسعه آنها به کار می‌رود.
بر اساس رویکرد سنتی مدیریت که هنوز هم در بسیاری از سازمانها جاری و معتبر است، مدیریت ارشد در هنگام جذب (Recruitment) افراد و ورود آنها به سازمان یک رشته فعالیتها و عملیات را انجام می‌دهد تا کاندیدای تصدی پستهای سازمانی را به درستی انتخاب (Selection) نماید. تکمیل فرم استخدام کارکنان، برگزاری آزمونهای استخدامی و مصاحبه‌های شغلی (Job interviews) در واقع همان ارزیابی اولیه‌ای است که سازمانها برای کارکنان خود انجام می‌دهند.
پس از ورود فرد به سازمان معمولاً یک سری آموزشهای بدو ورود به کارکنان ارایه می‌شود. این آموزشها گاهی قبل از شروع به کار نیروهای انسانی برای آنها برگزار می‌شود و در مواردی پس از شروع به کار و در حین کار (On the job training) به توسعه آنها کمک می‌کند. هدف کانونهای ارزیابی و توسعه، انجام همین موارد فوق به صورتی منظم‌تر، گسترده‌تر، دقیقتر، و منطبق بر راهبردهای تعریف شده سازمانی است. به طوری که خیال مدیریت را از ورود افراد درست و قرار گرفتن آنها در پستها و مشاغل مختلف به طور صحیح و علمی راحت ساخته و این اطمینان حاصل می‌شود که ورود و خروج و ارتقاء و چرخش و آموزش و توسعه کارکنان در یک چارچوب مشخص و توسط افراد خبره اداره می‌شود.
بنابراین، برخلاف آنچه که بعضی تصور می‌کنند، مرکز ارزیابی به یک مکان خاصی اشاره نمی کند؛ بلکه به فرآیندی اطلاق می شود که به طور فزاینده‌ای توسط سازمان ها برای ارزیابی کارکنان، چه به عنوان بخشی از فرآیند استخدام یا برای ارتقاء داخلی و توسعه کارکنان (جایی که معمولاً به عنوان مرکز توسعه شناخته می شود) استفاده می شود. در حقیقت مرکز ارزیابی بر مجموعه ای از برنامه‌ها و تمرینات متنوع تمرکز دارد که برای شبیه سازی جنبه های مختلف محیط کار طراحی شده اند. با توجه به مراتب فوق می‌توان تعریف ذیل را برای مراکز یا کانونهای ارزیابی ارایه داد:
کانون ارزیابی رویکردی سیستماتیک، یکپارچه و قابل اطمینان برای ارزیابی استعدادها، شایستگیها و عملکرد گروهی از کاندیداهای ارزیابی است که توسط ارزیابان آموزش دیده و با استفاده از تکنیک‌ها و فرآیندهای مختلف ارزیابی مدرن انجام می‌گیرد و هدف آن قرار گرفتن افراد مُناسب در مَناصب و شغلهای مناسب سازمانی است.
در صورتی که کانون ارزیابی به منظور شناخت استعدادها، ظرفیتها و نقاط قوت و فرصتهای بهبود منابع انسانی موجود در سازمان اجرا شود، به آن مرکز توسعه (Development Center) گفته می‌شود که در آن از بازخوردهای حاصله از فرایند ارزیابی در برنامه‌ریزی‌های آموزشی و توسعه مهارتهای کارکنان استفاده می‌شود.
در کشورهای پیشرفته، مرکز ارزیابی فارغ التحصیلان نخبه (Elite Graduate Assessment Center) نیز وجود دارد که برای جذب، انتخاب و استخدام عالی‌ترین مشاوران مدیریت و مدیران ارشد شرکتهای Fortune 100 و معتبرترین سازمان های دولتی استفاده می‌شود. در این کانونها معمولاً برای هر یک از پستهای پیشنهادی، دهها نخبه که از فارغ‌التحصیلان بهترین دانشگاههای دنیا هستند، درخواست می‌کنند و این کاندیداها در یک رقابت بسیار تنگاتنگ به بالاترین پستها و مَنصبهای بخش دولتی و خصوصی راه می‌یابند.
درک تاریخچه چگونگی و چرایی توسعه مراکز ارزیابی به شما کمک می کند تا درک کنید که کاربران اولیه کانونهای ارزیابی در پی یافتن چه چیزی بوده‌اند و این همه تلاش برای جمع آوری و تدوین و فرموله کردن این رویکرد، کدامین نیاز سازمانهای گذشته را برآورده می‌ساخته است. دانستن این موضوع به متولیان منابع انسانی و طراحان، ارزیابان و مجریان کانونهای ارزیابی کمک می‌کند تا خود را آماده ساخته تا بهتر بتوانند شایستگیهای مورد نیاز و همچنین دانش (Knowledge)، مهارتها (Skills) و نگرش‌های (Attitudes) کاندیداها را در طول تمرین‌ها سنجش و ارزیابی نمایند.
ایده استفاده از مرکز ارزیابی به جریان جنگ های جهانی باز می گردد که از آن برای انتخاب و گزینش جاسوسان، افسران و رهبران زبده نظامی استفاده می شد. بعد از جنگ جهانی دوم، اولین بار شرکت AT&T در انتخاب مدیران و رهبران آینده خود از آن استفاده کرد و با توجه به منافع حاصله به زودی به سایر شرکت ها تسری یافت.
نتایج یک تحقیق جهانی در سال ۲۰۰۱ نشان می‌دهد که بیش از ۵۰% از شرکتهای کشورهای آلمانی زبان (آلمان، اتریش و سوئیس) و بیش از ۷۴% از شرکت های آمریکایی و بیش از %۶۰ از شرکتهای انگلیسی از این روش برای انتخاب و انتصاب و توسعه سطوح مدیریت خود استفاده می‌کرده‌اند. در داخل کشور شرکت ایران خودرو و سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، شرکت سایپا، شرکت ساپکو، شرکت بهمن و … از رویکرد مرکز ارزیابی برای اهداف متنوعی استفاده می کنند.
بنابراین بطور مشخص می‌توان گفت که فرایندهای انتخاب افراد بر اساس توانایی آنها در انجام وظایف مورد نیاز از دیرباز در انتخاب پرسنل نظامی و اطلاعاتی کاربرد داشته است. نمونه‌های متعددی از این موضوع در طول تاریخ وجود دارد، اما در زمان جنگ‌های جهانی اول و دوم بود که ارتش آلمان فرایند ارزیابی افسران ارشد خود را با رویکردی مدرن توسعه داد. افسران ارتش آلمان در آن زمان توسط روانشناسان خبره بر اساس میزان عملکردشان رتبه بندی شده و برای ارتقاء به درجات بالاتر نظامی انتخاب می‌شدند. طبق مطالعات انجام شده، یک افسر موفق ارتش باید ویژگی های زیر را از خود بُروز می‌داده است:
پس از اینکه آلمانی‌ها از این رویکرد در ارتش خود استفاده نمودند، مزایای این سیستم ارزیابی توسط دولت بریتانیا به رسمیت شناخته شد و بنابراین اولین تیمهای ارزیابی عملکرد و گزینش به طور آزمایشی در بریتانیا ایجاد گردید. هنگامی که روانشناسان صنعتی در ایالات متحده با این رویکردها آشنا شده و مزایای آنرا دریافتند، به تدریج آزمونهای روان‌شناختی و تمرین‌های بیشتری را به این روش نظام‌مند ارزیابی اضافه نمودند.
اگرچه کانونهای ارزیابی اولیه یک سوگیری نظامی داشتند و بعید است که فرایندها و رویکردهای خاص آنها در محیطهای تجاری یا بخشهای دولتی غیر نظامی مورد استفاده قرار گیرد، اما دانستن این موضوع حائز اهمیت است که هر یک از ابزارهای به کار گرفته شده در کانون، برای ارزیابی رفتارهای کاندیداها در انجام یک کار مشخص طراحی شده است؛ مهم نیست که یک تمرین یا آزمون چقدر پیش پا افتاده یا کم اهمیت به نظر می‌رسد. بلکه به یاد داشته باشید که مقصود روانشناس طراح آزمون، مشاهده نحوه مواجهه نامزد ارزیابی با موضوع و حصول اطمینان از ایفای نقش (Role Playing) صحیح وی در یک محیط شبیه سازی شده در آن آزمون است.
به عنوان مثال، آزمون کارتابل نامه‌های مدیر (In-Tray Exercise)، ممکن است برای پستی که کاندیدا برای تصدی آن وارد کانون شده است، خسته کننده یا غیر ضروری به نظر برسد؛ اما ارزیابان ممکن است بخواهند به وسیله آزمون کارتابل رویکرد کاندیداها را به وظایف و همچنین نحوه اولویت بندی موارد توسط آنها را مشاهده نمایند.
مراکز ارزیابی به عنوان یکی از مؤثرترین راهها برای شناسایی، جذب، انتخاب و استخدام نامزدهای شغلی برتر در سازمانها به شمار می‌روند. کارکنانی که قادرند با همکاران خود به خوبی ارتباط برقرار نموده و ضمن همخوانی با فرهنگ سازمان، رفتارهای مناسبی را برای ایفای نقشها و انجام وظایف تعریف شده سازمانی از خود بُروز دهند.
بر اساس نظرسنجی مؤسسه رسمی منابع انسانی و توسعه (Chartered Institute of Personnel and Development) انگلستان در مورد استخدام، حفظ و نگهداری (Retention) و جابجایی (Turnover) نیروهای انسانی، ۳۴ درصد از کارفرمایان از مراکز ارزیابی برای استخدام مدیران، متخصصان و فارغ التحصیلان استفاده می‌کنند. این رقم در آینده به ناچار افزایش خواهد یافت زیرا سازمانها به دنبال اتخاذ تصمیمات دقیقتر در انتخاب و ارتقاء هستند تا سرمایه گذاری قابل توجهی که بر روی پرسنل خود انجام می دهند را تضمین نمایند.
مراکز ارزیابی در موقعیتهای مختلفی از جمله صنعت و تجارت، دولت، نیروهای مسلح، مؤسسات آموزشی و نیروهای ایمنی برای انتخاب افراد برای پستهای نظارتی، فنی، فروش یا مدیریت استفاده می‌شوند. بر اساس نظرسنجی اخیر مجله Employment Review در انگلستان، بیش از ۹۰ درصد از کارفرماهایی که از مراکز ارزیابی استفاده می کنند معتقدند که این کانونها ابزاری «بسیار مؤثر» یا «نسبتاً مؤثر» برای انتخاب کارکنان هستند. بیش از نیمی از این کارفرمایان باور دارند که هزینه‌های اغلب مراکز ارزیابی ـ نسبت به هزینه‌های کلانی که در صورت عدم استفاده از یک رویکرد سیستماتیک در انتخاب کارکنان بر سازمان تحمیل می‌شود ـ کاملاً قابل توجیه است.
بطور کلی می‌توان فواید ذیل را برای طراحی، پیاده‌سازی و اجرای کانونهای ارزیابی در سازمانها برشمرد:
فرایند مرکز ارزیابی معمولاً بسته به سطح سازمانی و تعداد کاندیداها و همچنین نوع و تعداد پستها و مشاغل، از چند ساعت تا دو روز کامل ادامه خواهد داشت. عملیات کانونهای ارزیابی در اکثر مواقع در دفتر مدیریت و امور اداری کارفرما (Administration)، محل مرکز آموزش (Training Center) شرکت و یا در محلهایی که توسط مدیریت منابع انسانی برای اجرای عملیات کانون ارزیابی قرارداد بسته شده است، انجام می‌گیرد.
کانونهای ارزیابی معمولاً پس از مراحل اولیه فرآیند گزینش مورد استفاده قرار می گیرند و معمولاً با یک مصاحبه شغلی اولیه آغاز می‌شوند. برای ساختاردهی به مصاحبه شغلی اولیه (Initial Job Interview) و طراحی سؤالات مصاحبه بر اساس پروفایل اولیه داوطلبان، یک پرسشنامه جامع با عنوان «فرم شرح حال شخصی و حرفه‌ای داوطلبان کانونهای ارزیابی و توسعه» توسط کاندیداها تکمیل می‌شود که در آن برخی از احوالات شخصی و همچنین سوابق شغلی و تحصیلی و آموزشی و مهارتها و… دریافت می‌گردد.
در گذشته این فرم به صورت کاغذی تکمیل می‌گردید. لیکن به لطف فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی و گسترش پایگاههای اینترنتی، این فرم هم اکنون به صورت الکترونیکی بر روی پایگاه خدمات سازمانی سیستم یار قرار گرفته و آماده تکمیل توسط نامزدهای کانون ارزیابی می‌باشد.
اطلاعات مندرج در این فرم الکترونیکی پس از ارسال در پایگاه داده‌های وبسایت ذخیره شده و بطور همزمان یک نسخه از آن برای مدیر منابع انسانی شرکت و یا مدیر اجرایی کانون ارزیابی از طریق ایمیل ارسال می‌گردد.
همانگونه که ملاحظه می‌کنید، هر یک از بخشهای این فرم کدگذاری و بارم‌بندی شده و دارای امتیاز مشخصی است. فرم تکمیل شده داوطلب در اختیار تیم ارزیابی قرار گرفته و ارزیابان مطابق با کلید بارم‌بندی فرم، هر یک از بخشهای آن را امتیازدهی نموده و مجموع امتیازات را برای فرم CV کاندیدا محاسبه می‌کنند. بنابراین تکمیل این فرم خود بخشی از نمره کل داوطلب را در کانون تشکیل می‌دهد.
توجه: هم اکنون این فرم بوسیله «فرم الکترونیکی شرح حال شخصی و حرفه‌ای داوطلبان کانونهای ارزیابی و توسعه» جایگزین شده و به صورت آنلاین بر روی پایگاه اینترنتی خدمات سازمانی سیستم یار قرار گرفته است. برای دسترسی به این فرم بر روی تصویر زیر کلیک نمایید:
در واقع یکی از هدفهای اصلی برگزاری کانونهای ارزیابی و توسعه، کشف مهارتها و ظرفیتهای موجود در کارکنان است که بر اساس آن برنامه‌ریزی‌های مهمی در حوزه سرمایه‌ی انسانی سازمانها صورت می‌گیرد. مهمترین مهارت‌هایی که کارفرمایان به دنبال آن هستند عبارتند از:
البته شایستگیها و مهارتهای زیادی وجود دارند که سازمانها در جستجوی آن هستند. این شایستگیها در قالب یک مدل مشخص که مدل شایستگیهای سازمانی (Organizational Competency Model) نام دارد، طراحی شده و در فرایند کانونهای ارزیابی و توسعه بطور وسیع مورد استفاده قرار می‌گیرند.
بنابراین ضروری است که سازمان قبل از شروع فرایندهای کانون ارزیابی، مدل شایستگی خود را طراحی کرده باشد. در طراحی مدل شایستگی که تمام شایستگیهای مورد نظر سازمان را در بر گیرد، مدیریت ارشد شرکت، مشاورین، متولیان منابع انسانی، استراتژیستها، مشتریان و گاهی سایر ذینفعان شرکت مشارکت می‌نمایند تا انتظارات خود را از مدیران و گردانندگان شرکت در چارچوب استعدادها، مهارتها، توانمندیها و شایستگیهای مشخصی تعریف نمایند.
جهت اطلاع بیشتر و مطالعه فرایند و مراحل تدوین مدل شایستگیهای سازمانی بر روی تصویر زیر کلیک نمایید:
پس از تکمیل «فرم شرح حال شخصی و حرفه‌ای داوطلبان کانونهای ارزیابی و توسعه» توسط نامزدهای مراکز ارزیابی و توسعه، مصاحبه ساختار یافته یا نیمه ساختاریافته توسط تیم ارزیابی تدارک دیده شده و برگزار می‌گردد. در این مصاحبه شایستگی محور (Competency Based Interview) کاندیداها از جنبه‌های مختلف حرفه‌ای و عملکردی توسط یک مصاحبه گر حرفه‌ای و یا یک پنل مصاحبه متشکل از چند نفر مصاحبه‌گر (Interviewer) مورد پرسشهایی قرار می‌گیرند.
در کانونهای پیشرفته و مدرن، بر اساس اطلاعات به دست آمده از مصاحبه اولیه و فرم شرح حال کاندیداها، سایر آزمونها و مراحل ارزیابی هر کاندیدا بطور سفارشی (Customized) طراحی و مشخص می‌شوند و بنا به صلاحدید مدیر کانون، طرح یا برنامه ارزیابی (Assessment Program) هر کاندیدا در اختیار وی قرار می‌گیرد.
در برنامه ارزیابی کاندیدا، اطلاعاتی در مورد جدول زمانی آزمونها و محل برگزاری آنها به اطلاع داوطلب رسانده می‌شود. همچنین در صورتی که برای انجام برخی آزمونها نیاز به انجام مقدمات و یا آماده سازی باشد، در این برنامه درج شده است. نام و شماره تلفن یک شخص رابط کانون نیز در اختیار کاندیداها قرار می‌گیرد تا در صورت لزوم از تغییرات برنامه مطلع گردند.
در طی سال‌های متمادی که از اجرای مراکز ارزیابی می‌گذرد، گروهی از آزمونها به عنوان برنامه اصلی ارزیابی شایستگیها و رفتارهای داوطلب شناخته شده‌اند. آزمون ارایه شفاهی (Presentation)، ایفای نقش (Role Playing)، کارتابل نامه‌های ورودی (In-Basket)، مصاحبه شایستگی محور (Competency-Based Interview) و بحث گروهی (Group Discussion) همواره پایه ثابت آزمونهای کانونهای ارزیابی بوده‌اند.
در آزمون کارتابل یا کازیه (Casier) ممکن است از داوطلبان خواسته شود که نقش خاصی را به عنوان مدیر یک شرکت فرضی به عهده بگیرند و از طریق انبوهی از مکاتبات در داخل کارتابل نامه‌های رسیده خود کارها را به سرانجام برسانند. در این آزمون توانایی کاندیدا در ارجاع نامه‌های مختلف به افراد بالادست یا مقام مافوق، زیردستان یا نیروهای تحت سرپرستی و مشتریان (داخل یا خارج سازمان) بررسی می‌شود. توانایی پاراف کردن نامه‌ها، ادبیاتی که کاندیدا برای هر یک از افراد فوق‌الذکر به کار می‌برد و تصمیم گیری در خصوص اولویت بندی موضوعات کاری گوناگون، در آزمون کارتابل مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرند.
در آزمون کارتابل برخی از وظایف و نقشهای مختلف مدیران و نحوه ایفای نقش توسط آنها مورد سنجش قرار می‌گیرد. به طور کلی هدف از آزمون کارتابل در بسیاری از موارد سنجش شایستگیها و مهارتهای شغلی زیر است:
پس از انجام آزمون کارتابل، کاندیداها در خصوص توانایی مدیریت اطلاعات پیچیده و تعیین اولویتها، تصمیم‌گیری در مدت زمان محدود، حساس بودن به مشکلات احتمالی و کیفیت و نحوه ارتباط برقرار کردن مورد سنجش و قضاوت قرار خواهند گرفت.
در برخی از کانونها از داوطلبان خواسته می‌شود که در یک جلسه توجیهی (Justification Session) شرکت نموده و از اقدامات و تصیمات خود در آزمون کارتابل دفاع نمایند. این جلسه توجیهی ممکن است با یک گروه کوچک از ارزیابان و یا همراه با گروه کوچکی از سایر نامزدها و یک ارزیاب باشد. در اینجا از کاندیداها انتظار می‌رود در توجیه گروه رفتارهایی مشخصی را از خود بروز دهند؛ در عین حال باید پویایی کار در یک گروه را نیز مدّ نظر داشته باشند.
در آزمون ارایه شفاهی ممکن است از کاندیداها خواسته شود که در مورد یک مطالعه موردی ساختگی (Fake Case Study) که در مرکز ارزیابی طراحی شده است، ارائه‌ای داشته باشند. در این حالت معمولاً یک موضوع مشخص و یا چند موضوع مختلف به کاندیداها داده می‌شود تا به صورت اختیاری موضوع مورد صحبت را انتخاب نمایند.
مدت زمان ارائه، معمولاً حدود ده دقیقه است و در پایان ده دقیقه، کاندیداها پنج دقیقه برای پاسخ به سؤالات فرصت خواهند داشت. ضمناً در این آزمون ممکن است دستگاهها و تکنولوژی‌های مربوط به یک ارایه مدرن و امروزی در اختیار کاندیداها قرار گیرد که شایسته است از قبل طرز کار با آنها را یاد گرفته باشند.
