راهنمای مصاحبه رفتاری مدیران / سرپرستان

چک لیست آمادگی رفتاری برای مصاحبه نظام مند مدیران / سرپرستان

اقدامات لازم قبل از مصاحبه

• فرآیند گزینش و مصاحبه را با همکاران خود به بحث بگذارید.
• درباره زمان و مکان مصاحبه و تدارکات لازم برای مصاحبه شونده اطمینان حاصل نمائید.
• از راحت بودن و مناسب بودن اتاق یا مکان مصاحبه اطمینان حاصل نمائید.
• با کتاب ” راهنمای شایستگی های مدیران و سرپرستان ” آشنا شوید.
• مطمئن شوید که در طول مصاحبه با ملاقات کننده ای قرار نداشته و یا تماس تلفنی نخواهیدداشت.
• تقاضانامه و فرم مشخصات فردی مصاحبه شونده و معرفان ودیگر مدارک مربوطه را بازنگری نمائید.
• اطلاعاتی را راجع به پست و سازمانی که متقاضی قراراست در آنجا خدمت کند دراختیار داشته باشید.

• اقدامات لازم درحین مصاحبه

• با داوطلب سلام و احوالپرسی کرده و کاری کنید که احساس راحتی و آرامش داشته باشد.
• روند مصاحبه را بطور خلاصه برای مصاحبه شونده توصیف نموده و تاکید کنید که درطول مصاحبه شما از دیدگاههای وی یادداشت برداری خواهیدکرد.
• مطابق با کتاب ” راهنمای شایستگی های مدیران و سرپرستان” به پیش بروید.
• با استفاده از سؤالات رفتاری باز، برروی سوابق کسب شده متقاضی در گذشته متمرکز شوید.
• در طول انجام مصاحبه مهارتهای مختلف مدیریتی را کشف کرده و از آنها خلاصه برداری نمائید.
• در پایان مصاحبه زمانی را به پاسخ دادن سؤالات مصاحبه شونده اختصاص دهید.
• مراحل انجام عملیات گزینش و مراحل بعد از مصاحبه را برای مصاحبه شونده توضیح دهید.
• از مصاحبه شونده بخاطر زمانی که برای انجام مصاحبه صرف نموده و همچنین علاقه وی به تصدی این شغل قدردانی نمائید.

اقدامات لازم پس از مصاحبه

• یادداشت های خود را مرور نمائید تا از کامل بودن آنها اطمینان حاصل شود.
• هریک از شایستگی های موجود را در بخش مناسبی از راهنمای مصاحبه بطور جداگانه درجه بندی نمائید.
• برمبنای یادداشت های تکمیل شده خود در مصاحبه یک نمره کلی برای داوطلب تعیین نمائید.
• درصورت امکان تصمیمات خود را در رابطه با گزینش و نتایج مصاحبه با فرد متقاضی، با همکاران خود درمیان بگذارید.

• دستورالعمل راهنمای رفتاری مصاحبه مدیران و سرپرستان

• فرم مشخصات فردی، تقاضانامه و دیگر مدارک مرتبط با متقاضی را بازنگری نمائید.
• مسئولیتهای اصلی شغل مدیر و سرپرست را بازنگری نمائید.
• صلاحیتهای سرپرست و مدیر را به همراه تعریف این دو بازنگری نمائید.
• سؤالات رفتاری مورد استفاده در مصاحبه سرپرست و مدیر را بازنگری نمائید.
• خودتان را به متقاضی معرفی کرده و آشنائی خود را با وی گسترش دهید.
• فرایند رفتاری مصاحبه را توضیح داده و تاکید کنید که در طول مصاحبه از صحبتهای متقاضی یادداشت برداری خواهید کرد.

• روشهائی برای استفاده از ”  راهنمای رفتاری مصاحبه  ”       

• هریک از بخشهای راهنما شامل یکی از صلاحیتهای مربوط به شغل می باشد که این صلاحیتها در اجرای مؤثر وظایف و مسئولیتهای مدیر / سرپرست مهم است.
• هربخش با تعریفی از صلاحیت مربوط به شغل مدیر یا سرپرست شروع میشود و پس از آن چند سؤال درحین مصاحبه مطرح میگردد. مطلب بسیار مهم در اینجا این است که برای حفظ ثبات رویه، در جریان مصاحبه، برای تمامی داوطلبان می باید از همان سؤالات مربوط به هر صلاحیت که در راهنما آمده است استفاده گردد.
• فاصله برای درج یادداشت های مصاحبه کننده قرارداده شده است تا بتواند پاسخهای مصاحبه شونده را در آن ثبت نماید.
• برای کمک به مصاحبه کننده به منظور رسیدن به نتیجه درباره مناسب بودن متقاضی، درجه بندی برای هریک از صلاحیتهای مربوط به شغل متقاضی تهیه شده است که این درجه بندی در یک مقیاس ۵ درجه ای در پائین همین صفحه نشان داده شده است. برای هریک از صلاحیتها، ارزشهای مختلفی بر مبنای معیار درجه بندی مذکور داده خواهدشد.

• اگر هیچگونه اطلاعاتی درباره یک صلاحیت خاص بدست نیامد، عدد صفر بکار برید، این بدان معناست که داوطلب در رابطه با این صلاحیت فاقد هرگونه مهارت، توانائی و تجربه مفید بوده و یا اینکه وضعیت مناسبی قابل توصیف نبوده است.
• هریک از صلاحیت ها که با عدد مشخص شده اند می باید به صفحه خلاصه درجه بندی مصاحبه که در پایان راهنمای مصاحبه آمده است منتقل شوند. برای تعیین صلاحیت عمومی داوطلب نسبت به الزامات شغلی مربوط به مدیران و سرپرستان، از این درجه بندی ها استفاده خواهدشد.
• پس از اینکه مصاحبه شونده در وضعیت راحت قرارگرفت، اطلاعات زیر را به او منتقل کنید. مطالب زیر، متن پیشنهادی برای معرفی فرایند رفتاری مصاحبه نظام مند مدیران و سرپرستان می باشد :

” هدف از این مصاحبه جمع آوری اطلاعات درباره شما و تجربیات کاری گذشته شما می باشد. انتظار ما این است که مصاحبه حدود یک ساعت طول بکشد. من از شما سؤالاتی درباره نوع شرایط کاری که شما تاکنون با آن مواجه بوده اید می پرسم و اینکه شما چگونه از عهده آن کارها برآمدید. من از شما سؤال نخواهم کرد که شما در یک موقعیت فرضی چه کرده اید یا چه باید میکردید، بلکه درباره آنچه که در عالم واقع در موقعیت های مشابه انجام داده اید مدنظر ما خواهدبود. خواهشمندم که کاملا” راحت باشید و چند لحظه صبرکنید تا فکر خود را قبل از پاسخ دادن متمرکز نمائید و همچنین تاحد امکان بطور کامل و واضح پاسخ بدهید. نکته دیگر اینکه لطفا” هریک از سؤالات را بگونه ای مستقل از بقیه سؤالات پاسخ دهید. لیکن می توانید درصورتیکه یک جواب درمورد سؤال تکراری باشد، آن را تکرار نمائید. درحالیکه شما پاسخ می دهید من در راهنمای مصاحبه که در اختیار دارم به یادداشت برداری خواهم پرداخت. خواهش میکنم که از یادداشت برداری من در حین مصاحبه ناراحت نشوید. آیا قبل از شروع سؤالی ندارید؟ “

• معیار امتیازدهی به صلاحیت ها در راهنمای مصاحبه
• مصاحبه شونده سطح بسیار پائینی از این صلاحیت را درطول مصاحبه از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح پائینی از این صلاحیت را درطول مصاحبه از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح متوسطی از این صلاحیت را درطول مصاحبه از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح بالائی از این صلاحیت را درطول مصاحبه از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح بسیار بالائی از این صلاحیت را درطول مصاحبه از خود بروز داد.

موارد اصلی که من به دنبال آن خواهم بود مرتبط با موقعیتهای شغلی شما از حیث وظایف محوله و نتایج حاصل از فعالیتهای شما می باشد.

راهنمای رفتاری مصاحبه  پست مدیریت / سرپرستی

دانش یا تجربه فنی

• روشهای ارزشیابی تجربه کاری و دانش فنی

• تقاضانامه، فرم مشخصات فردی و هرگونه مدرک دیگر که با سابقه کاری و یا تجربه کاری داوطلب و دانش فنی مورد نیاز وی برای تصدی پست مدیریت یا سرپرستی در ارتباط می باشد را بطور کامل مرور نمائید.
• هرگونه موارد اختلاف و یا کاستیهای سؤال برانگیز مرتبط با وضعیت استخدامی که در سابقه کاری داوطلب لازم به رسیدگی است را قبل از شروع مصاحبه بررسی نمائید.
• یادداشت هائی را درباره سؤالات خاصی که از داوطلب درباره دانش فنی مربوط، سابقه کاری و یا تجربه وی می پرسید در جای خالی زیر بنویسید.
• یک نمره یا درجه کلی برای تجربه کاری و دانش فنی داوطلب تعیین کنید و آن را در بالای صفحه بنویسید. سپس این نمره را به صفه ارزیشابی کلی مصاحبه که در پایان این راهنما آمده است منتقل نمائید.

• یادداشت ها

……………………………………..

……………………………………..

……………………………………..

……………………………………..

• معیار امتیازدهی دانش و تجربه فنی راهنمای مصاحبه

• مصاحبه شونده سطح بسیار پائینی از دانش و تجربه فنی از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح پائینی از دانش و تجربه فنی از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح متوسطی از دانش و تجربه فنی از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح بالائی از دانش و تجربه فنی از خود بروز داد.
• مصاحبه شونده سطح بسیار بالائی از دانش و تجربه فنی از خود بروز داد.

• مدیریت مالی

داوطلب اطلاعات و داده های مالی را می فهمد و می تواند آنها را بکارگیرد. توانائی نشان دادن بودجه و توسعه سیستم های حسابداری را از خود نشان می دهد. توانائی استفاده از نرم افزار صفحه گسترده مناسب برای ردیابی و تحلیل اطلاعات مالی را دارد.

• یکی از پروژه هائی که اخیرا” باعث شده تا جنابعالی برای پیگیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری، مالی یا بودجه ازنرم افزارهای صفحه گسترده ( Excel یا Lotus ) استفاده کنید را نام ببرید. برای انجام کار خود بطور مؤثر، از این نرم افزارها چگونه استفاده کردید؟ (مهارت در توانائی استفاده از نرم افزار صفحه گسترده را برای تحلیل اطلاعات مالی در صحبتهای داوطلب جستجو کنید.)
• مرحله به مرحله جریان تهیه بودجه سازمان، تیم یا بخشی که در آن کار میکنید را برای من توضیح بدهید. چه اطلاعاتی را برای آماده کردن بودجه بکار بردید؟
• بعضی از تجربیات جدیدی را که در نشان دادن و یا کنترل کردن بودجه داشته اید، توضیح دهید. در طول سال چگونه بودجه را پیگیری و کنترل نمودید؟

• چه نوع گزارشها و یا تجزیه و تحلیل های مالی در شغل فعلی یا قبلی خود تهیه نموده اید؟ این گزارشها حاوی چه مطالبی می باشند؟ در چه فواصل زمانی این گزارش ها را تهیه میکنید؟

• یادداشت ها :      

……………………………………………………

……………………………………………………

……………………………………………………

• مصاحبه رفتاری شغل مدیر / سرپرست ( مرحله پایانی مصاحبه )

• درصورت لزوم سؤالات اضافی از داوطلب بپرسید.
• اطلاعاتی را راجع به شغل ارائه دهید و حقوق و مزایا و فرهنگ سازمانی را برای وی توضیح دهید.
• مراحل بعدی پروسه گزینش را برای وی شرح دهید.
• زمانی را به پرسشهای داوطلب اختصاص دهید.
• از وی بخاطر شرکت کردن در پروسه مصاحبه تشکر نمائید.
• امتیازدهی صلاحیت ها و نمره کل مصاحبه را در صفحه بعد وارد کنید و تکمیل نمائید.
•  

امتیازدهی بطور خلاصه به مصاحبه رفتاری شغل مدیر / سرپرست

نام داوطلب :

نام مصاحبه کننده : …………………………  تاریخ : …………….

دستورالعمل ها : دور هریک از اعداد زیرخط بکشید. ( توجه نمائید که عدد صفر بمنزله عدم تجربه دریک صلاحیت خاص و یا ناتوانی داوطلب در توصیف شرایط مناسب بوده است. )

امتیاز کلی مصاحبه نشان دهنده این مطلب است که شایستگی های داوطلب تا چه حدی می تواند با الزامات شغلی وی بعنوان مدیر یا سرپرست دارای عملکرد خوب منطبق باشد.

تمامی شایستگی های مرتبط با شغل را در طول انجام مصاحبه به دقت بررسی نموده و امتیاز بدهید. این امتیاز کلی بدست آمده یک میانگین حسابی از هریک از نمرات شایستگی ها نمی باشد. بلکه منعکس کننده یک ارزیابی ذهنی از این مطلب است که داوطلب تا چه حدی برای شغل مدیریت / سرپرستی مناسب است.

عدد (۱) نشان دهنده تطابق بسیار ضعیف بین شایستگی های داوطلب و الزامات شغلی وی بعنوان مدیر/ سرپرست می باشد.

عدد (۲) نشان دهنده تطابق ضعیف بین شایستگی های داوطلب و الزامات شغلی وی بعنوان مدیر/ سرپرست می باشد.

عدد (۳) نشان دهنده تطابق نسبتا” خوب بین شایستگی های داوطلب و الزامات شغلی وی بعنوان مدیر/ سرپرست می باشد.

عدد (۴) نشان دهنده تطابق خوب بین شایستگی های داوطلب و الزامات شغلی وی بعنوان مدیر/ سرپرست می باشد.

عدد (۱) نشان دهنده تطابق بسیار خوب بین شایستگی های داوطلب و الزامات شغلی وی بعنوان مدیر/ سرپرست می باشد.

Supervisors and managers behavioral interview guide